Jedan od ključnih čimbenika koji omogućava uspješnu suradnju matičnih ureda s drugim državnim institucijama je Osobni Identifikacijski Broj (OIB). OIB je jedinstveni broj dodijeljen svakom građaninu i povezan je s njihovim vitalnim podacima. Ova povezanost omogućava matičnom uredu komunikaciju i razmjenu informacija s institucijama poput Porezne uprave, Ministarstva unutarnjih poslova i Hrvatskog zavoda za zdravstveno osiguranje. Zahvaljujući OIB sustavu, sve promjene u životima građana, poput vjenčanja, promjene imena ili adrese, a čak i smrti, evidentiraju se i ažuriraju u matičnom uredu te se automatski prosljeđuju drugim relevantnim institucijama.

     Matični uredi također surađuju s Centrom za socijalnu skrb kako bi pratili osobe koje su lišene poslovne sposobnosti. Osim toga, surađuju s diplomatskim predstavništvima kako bi pomogli hrvatskim državljanima koji žive u inozemstvu, olakšavajući im procese poput izdavanja putovnica i drugih dokumenata.

     Uz evidentiranje važnih događaja, matični uredi izdaju različite dokumente kao što su izvatci iz matičnih knjiga i rodni listovi. Građani se obraćaju matičnom uredu kako bi promijenili svoje osobno ime, prezime ili adresu, a sve te promjene se bilježe u matičnim knjigama kako bi se očuvala točna evidencija.

    Matični uredi također vode i ažuriraju birački popis, što je od ključne važnosti za provedbu izbora i referenduma. Registriraju punoljetne građane i brišu osobe koje su izgubile biračko pravo, bilo zbog prestanka državljanstva ili smrti.

    Važno je napomenuti da matični uredi strogo čuvaju osjetljive podatke o građanima i pridržavaju se visokih standarda privatnosti i zaštite podataka. Ti podaci su dostupni samo u skladu s određenim zakonima i propisima te se čuvaju s posebnom pažnjom kako bi se osigurala sigurnost i povjerljivost informacija.